Las líneas de defensa y su importancia para los Planes de Mejoramiento
La Contraloría General de la República, en el marco de sus competencias, emitió la Circular 005 del 11 de marzo de 2019, por medio de la cual estableció lineamientos respecto de las acciones cumplidas de los Planes de Mejoramiento de los sujetos de control fiscal, de la que se destacan:
“(…) 1. Es del resorte del sujeto de control definir los mecanismos y estrategias tendientes a subsanar las observaciones encontradas en el ejercicio de un proceso auditor.
2. (…) De otra parte y de conformidad con la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias, corresponde a las Oficinas de Control Interno de los sujetos de control, dentro de sus funciones, verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias que fueron objeto de observación por parte de la CGR. Estas acciones deben estar evidenciadas, lo cual será el resorte para darlas por cumplidas e informarlo a la Contraloría General de la República, en comunicación dirigida al Contralor Delegado que corresponda.
Las acciones de mejora en las cuales se haya determinado que las causas del hallazgo han desaparecido o se ha modificado los supuestos de hecho o de derecho que dieron origen al mismo, corresponde a las Oficinas de Control Interno señalar su cumplimiento e informarlo a la CGR. Lo antes expuesto, sin perjuicio de la verificación que la CGR realice a través de cualquier tipo de auditoría que se adelante. (…).
La dinámica del desarrollo e interacción de las Líneas de Defensa[1] - Modelo Integrado de Planeación y Gestión-, respecto de las responsabilidades de gestión, control y evaluación de los Planes de Mejoramiento Institucional, se ilustra a continuación:
- Primera línea de defensa: “Esta línea está bajo la responsabilidad, principalmente, de los líderes de programas, procesos y proyectos y de sus equipos de trabajo (en general servidores públicos en todos los niveles de la organización); su rol principal es el mantenimiento efectivo de controles internos, la ejecución de gestión de riesgos y controles en el día a día. Para ello, identifica, evalúa, controla y mitiga los riesgos a través del “Autocontrol”[2].
Respecto del Plan del Mejoramiento Institucional, la responsabilidad de esta línea de defensa, es su formulación, aplicación y seguimiento, con el fin de subsanar y/o evitar de manera oportuna, adecuadamente soportada y efectiva las causas de los hallazgos generados en el ejercicio auditor de la Contraloría General de la República, teniendo como pilar el AUTOCONTROL.
- Segunda línea de defensa: Esta línea está bajo la responsabilidad, principalmente, de los Jefes de planeación o quienes hagan sus veces, coordinadores de equipos de trabajo, comités de riesgos (donde existan), comité de contratación, áreas financieras, de TIC, entre otros que respondan de manera directa por el aseguramiento de la operación; su rol principal es asegurar que los controles y procesos de gestión del riesgo de la 1ª Línea de Defensa sean apropiados y funcionen correctamente, supervisan la implementación de prácticas de gestión de riesgo eficaces; así mismo, consolidar y analizar información sobre temas clave para la entidad, base para la toma de decisiones y de las acciones preventivas necesarias para evitar materializaciones de riesgos, todo lo anterior enmarcado en la “autogestión”.[3]
Respecto del Plan de Mejoramiento Institucional, esta línea de defensa, asesora a la primera línea de defensa en su formulación (análisis de causa, acciones, responsables, términos para cumplimiento entre otros aspectos), buscando el cumplimiento oportuno y efectivo de la eliminación de las causas generadoras de los hallazgos emitidos por el Ente de Control en su ejercicio auditor; además realiza la verificación del avance de cumplimiento, teniendo como pilar la AUTOEVALUACIÓN.
- Tercera línea de defensa: “Esta línea está bajo la responsabilidad de los Jefes de control interno o quienes hagan sus veces; desarrollaran su labor a través de los siguientes roles a saber: liderazgo estratégico, enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, relación con entes externos de control y el de evaluación y seguimiento”[4]
Respecto del Plan de Mejoramiento Institucional, esta línea de defensa, en concordancia con lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y los lineamientos señalados por la Contraloría General de la República, evalúa el cumplimiento y efectividad de las acciones de mejoramiento, teniendo como pilar la EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO.
Teniendo en cuenta lo anterior la Oficina de Control Interno (i) De manera mensual realiza seguimiento al cumplimiento oportuno de las acciones del Plan de Mejoramiento Institucional, (ii) En el marco de su rol de asesoría recomienda de manera permanente a los responsables de los procesos la necesidad de formular acciones efectivas que logren superar las causas de los hallazgos y (iii) a partir de lo establecido en la Circular No. 005 de 2019 emitida por el Ente de Control Fiscal, viene adelantando el análisis de efectividad de las acciones del Plan de Mejoramiento Institucional que se encuentran en estado “Cumplida”, teniendo como base objetiva los soportes de cumplimiento que se presentan por los responsables de las acciones que reposan en el aplicativo FTP.
Es así que, de la interacción de las tres líneas de defensa en la Entidad, se logra el oportuno y efectivo cumplimiento del Plan, lo cual contribuye al mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno Institucional.
[1](IIA 2013:2). Las responsabilidades de la gestión de riesgos y del control están distribuidas en varias áreas y no se concentran en las oficinas de control interno; de allí que deban ser coordinadas cuidadosamente para asegurar que los controles operen. Fuente: Marco General Sistema de Gestión MIPG. Versión 2 https://www.funcionpublica.gov.co/documents/418548/34150781/Marco+General+Sistema+de+Gesti%C3%B3n++Modelo+Integrado+de+Planeaci%C3%B3n+y+Gesti%C3%B3n+MIPG+-+Versi%C3%B3n+2+-+Julio+2018.pdf/12861a42-8ff2-95c0-f513-b2085bcf90f7
2, 3 y 4Manual Operativo del MIPG: https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28587410/34112007/Manual+Operativo+MIPG.pdf/ce5461b4-97b7-be3b-b243-781bbd1575f3