Plan de Mejoramiento por Procesos, herramienta para el mejoramiento continuo
Con el fin fomentar el mejoramiento continuo en la ANI e implementar acciones que fortalezcan la gestión en los procesos y proyectos de la Entidad, la Oficina de Control Interno como tercera línea de defensa, a través de las auditorías internas, identifica situaciones no conformes, que afectan la gestión eficaz, eficiente y económica de la Entidad. Así mismo, la tercera línea de defensa valida y verifica el fortalecimiento de la gestión evaluada, a través de las acciones que proponen la primera y segunda línea de defensa para mejorar las actividades realizadas día a día y esperando siempre un impacto positivo y eficiente sobre los procesos.
La Oficina de Control Interno o tercera línea de defensa, mensualmente realiza el seguimiento al Plan de Mejoramiento por Procesos – PMP, con el fin de dar a conocer los resultados de las auditorías realizadas, proporcionar información actualizada a los funcionarios de la ANI, fomentar una cultura de autocontrol frente aquellas no conformidades identificadas en los procesos y proyectos y reiterar la obligación de formular las acciones de mejora, en aquellos casos en que no se han formulado, incentivando el uso de metodologías de análisis de causas, para identificar de donde provienen las situaciones no deseadas y tratarlas adecuadamente para eliminar la causa de su ocurrencia y evitar que vuelva a presentarse en la gestión de la ANI.
Así mismo, la Oficina de Control Interno o tercera línea de defensa, a partir de los resultados del seguimiento realizado, registra mes a mes en el PMP, los avances y planes de mejoramiento que la primera y segunda línea de defensa formulan para el tratamiento de estas situaciones no conformes. De acuerdo con lo anterior, se presenta el estado del PMP a 31 de agosto del presente año:
Actualmente, el PMP cuenta con 353 no conformidades acumuladas y 28 generadas durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2021 y el 31 de agosto de 2021, llegando a un total de 381 no conformidades registradas. Durante el periodo señalado, se ha gestionado el cierre de 88 planes de mejoramiento asociados a no conformidades, aumentando de esta manera, el total de las no conformidades cerradas a 299. Lo anterior, representa el 78,48% del total de las no conformidades del PMP.
Por otra parte, 71 no conformidades cuentan con un plan de mejoramiento, lo cual corresponde al 18,64% sobre el total de las no conformidades del PMP y 5 no conformidades aún no cuentan con un plan de mejoramiento formulado por parte del responsable, lo anterior representa el 1,31% del total de las no conformidades del PMP.
Finalmente se advierten 6 no conformidades nuevas (suscitadas de los informes de auditorías del mes de agosto de 2021). Estas no conformidades se encuentran en término, debido a que no han transcurrido los 30 días para la suscripción del plan.
Se invita a todos los servidores de la Entidad a realizar la consulta del estado del PMP en el siguiente vínculo: https://www.ani.gov.co/sites/default/files/pmp_agosto_2021_web.xlsx y a continuar comprometidos con la implementación de acciones para superar las no conformidades que surgen de los procesos de auditoría, que no son más que oportunidades de mejora para nuestras labores y los resultados de la gestión de la Entidad. Así mismo, se recuerda la necesidad de formular acciones en todos los casos en que se han evidenciado e informado no conformidades.